AI agent pro veřejné zakázky: rychlejší rozhodnutí, úplná nabídka
AI agent pro veřejné zakázky je pomocník obchodního týmu, který hlídá nové tendry a poptávková řízení, rozebere zadávací dokumentaci a připraví podklady k nabídce. Firma díky němu zachytí víc zakázek, rychleji rozhodne, do kterých jít, a sníží riziko, že nabídku vyřadí chybějící příloha nebo přehlédnutá podmínka.
Jaký problém řeší
Veřejné zakázky jsou pro řadu českých firem důležitý zdroj práce, ale jejich příprava je náročná. Zakázky jsou rozeseté po různých portálech a profilech zadavatelů, zadávací dokumentace mívá desítky stran a podmínky se zakázku od zakázky liší. Menší firma často nemá člověka, který by se tomu věnoval naplno, a tak buď zakázku vůbec nezaznamená, nebo se do ní pustí na poslední chvíli. Nejbolestivější je pak vyřazení kvůli formální chybě po týdnech práce.
Agent převezme čtení, třídění a kontrolu. Lidé se mohou soustředit na řešení, cenu a rozhodnutí, zda se zakázka vyplatí.
Pomáhá i tehdy, když se zadávací dokumentace během lhůty mění. Zadavatelé zveřejňují vysvětlení a doplnění a ta snadno zapadnou. Agent sleduje profil zadavatele, upozorní na každou novou informaci a ukáže, které části rozpracované nabídky se jí týkají. Tým tak pracuje vždy s aktuálním zadáním.
Jak to vypadá v praxi
Stavební firma z Olomouckého kraje se účastní menších zakázek obcí a škol. Každé ráno dostane od agenta krátký přehled nových zakázek v regionu, které odpovídají jejímu zaměření. Ve středu agent zachytí rekonstrukci tělocvičny. Do hodiny je k dispozici podklad: lhůta pro podání, požadované reference, hodnotící kritéria a upozornění, že zadavatel chce doložit konkrétní typ pojištění. Ředitel na poradě rozhodne, že se firma zúčastní. Agent připraví první verzi technické zprávy z podobné loňské zakázky a strukturu výkazu výměr. Rozpočtář doplní ceny a dva dny před lhůtou agent upozorní, že chybí podepsané čestné prohlášení.
Co agent potřebuje
Popis vašeho oboru a regionů, ve kterých chcete soutěžit, seznam referencí s doklady a přehled certifikátů a kapacit, které skutečně máte. Dále archiv minulých nabídek a přístup ke zdrojům, kde zakázky sledujete. Užitečné je také sepsat, proč jste se v minulosti rozhodli do zakázky nejít – z toho vzniknou pravidla pro první třídění.
Jak probíhá nasazení
Začínáme nastavením hlídání: zdroje, obory, regiony a hodnoty zakázek, které vás zajímají. Agent pár týdnů posílá přehledy a tým hodnotí, zda vybírá správně. Paralelně ho vyzkoušíme na rozboru dokumentace jedné nebo dvou skutečných zakázek, kde porovnáme jeho výstup s tím, co našel váš tým. Až rozboru věříte, přidáme přípravu textů z archivu a kontrolu úplnosti před podáním.
Podává a podepisuje člověk
Agent nikdy sám nepodává nabídku ani nic nepodepisuje. O účasti, ceně a obsahu nabídky rozhodují lidé ve firmě, výklad sporných podmínek patří odborníkovi. U každého zjištění agent uvádí, kde v dokumentaci ho našel. Nabídky a reference zůstávají ve vašich systémech a agenta lze provozovat i na vlastním serveru.
Pokud chcete zavádění AI ve firmě uchopit systematicky, podívejte se na kurz AI transformace firem. Další agenty pro obchod najdete v přehledu AI agenti pro obchod.
Scénář: jak pracuje AI agent pro veřejné zakázky
- Hlídání nových zakázekAgent denně prochází zdroje, které určíte – NEN, Věstník veřejných zakázek, profily zadavatelů i e-maily s poptávkovými řízeními – a vybírá zakázky odpovídající vašemu oboru.
- Rozbor zadávací dokumentaceZ dokumentace vypíše předmět, lhůty, kvalifikační požadavky, hodnotící kritéria, požadované přílohy a obchodní podmínky, které se odchylují od běžných.
- Podklad pro rozhodnutí o účastiPorovná požadavky s vašimi referencemi, kapacitami a certifikáty, které máte doložené, a připraví stručný podklad: co splňujete, co chybí a kde je riziko.
- Využití minulých nabídekNajde v archivu podobné nabídky a připraví z nich první verzi textů – technický popis řešení, harmonogram, popis realizačního týmu.
- Podklady k ceněPřipraví strukturu výkazu výměr nebo cenové tabulky a doplní jednotkové ceny z minulých zakázek a ceníku. Výslednou cenu stanovují lidé.
- Kontrola úplnostiPřed podáním projde nabídku proti dokumentaci a upozorní na chybějící přílohu, nepodepsané čestné prohlášení nebo blížící se lhůtu.
Diagram a architektura: AI agent pro veřejné zakázky
RAG – agent vyhledává ve vašich dokumentech uložených ve vektorové databázi, místo aby odpovídal zpaměti.MCP – standardní konektor, přes který agent pracuje s vašimi systémy jen v povolených akcích.Dovednosti – naučené postupy pro opakované úkoly. Paměť – co si agent pamatuje mezi jednotlivými úkoly.
Co měřit: ukazatele přínosu
- Počet posouzených zakázek
- Kolik relevantních zakázek firma za období zachytí a vyhodnotí, zda se jich zúčastnit.
- Úspěšnost podaných nabídek
- Jaká část podaných nabídek vede k uzavření smlouvy.
- Čas na přípravu nabídky
- Kolik hodin týmu zabere příprava jedné nabídky od stažení dokumentace po podání.
- Vyřazené nabídky
- Kolik nabídek zadavatel vyřadil kvůli formálním nedostatkům, chybějícím dokladům nebo zmeškané lhůtě.
Hodnoty změříme na začátku pilotu a po jeho skončení, abyste přínos viděli na vlastních číslech.