AI agent pro výběr dodavatelů: poptávka, srovnání nabídek a podklad k rozhodnutí

AI agent pro výběr dodavatelů provede nákupčího celým poptávkovým řízením – od sepsání poptávky přes vyhledání a prověření vhodných firem až po přehledné srovnání došlých nabídek. Nákupčí nemusí skládat tabulky z deseti různých PDF a hlídat, kdo ještě neodpověděl. Dostane podklad, ve kterém vidí rozdíly v ceně, termínech i podmínkách, a rozhodne.

Jaký problém řeší

V menších výrobních firmách dělá nákup často jeden nebo dva lidé, kteří mají na starost stovky položek. Na hledání nových dodavatelů a důkladné porovnání nabídek nezbývá čas, a tak se objednává u těch, u kterých se objednávalo vždycky. Když přijde nová zakázka s neobvyklým dílem, poptávka se sepisuje ručně, rozesílá z osobní schránky a nabídky se pak přepisují do tabulky. Snadno se přehlédne rozdílná doprava, delší splatnost nebo chybějící atest.

Prověřování nových firem se často odbude, protože nikdo nemá čas procházet rejstříky a hledat reference. Riziko, že firma vybere dodavatele, který nezvládne objem nebo se dostane do potíží, tak zůstává skryté až do první zpožděné dodávky. A když se po roce někdo zeptá, proč byl vybrán právě tento dodavatel, podklady k rozhodnutí se hledají jen obtížně.

Jak to vypadá v praxi

Výrobce zemědělských strojů potřebuje nového dodavatele laserových výpalků, protože stávající nestíhá termíny. Nákupčí nahraje výkresy a roční odhad množství. Agent připraví poptávku a z databáze i veřejných zdrojů navrhne osm firem do dvou set kilometrů, ověří je v obchodním a insolvenčním rejstříku a dvě vyřadí kvůli problémům. Nákupčí seznam schválí, agent rozešle poptávky a za týden má pět nabídek ve srovnávací tabulce. Upozorní, že nejlevnější nabídka nepočítá s dopravou a jiná má dodací lhůtu delší, než výroba potřebuje. Nákupčí si dvě firmy vybere k osobní návštěvě a vedoucí nákupu výběr schválí.

Co agent potřebuje

Potřebuje specifikaci poptávaného materiálu nebo služby, přístup k databázi stávajících dodavatelů a historii objednávek z ERP a firemní e-mail pro rozesílání poptávek. Na začátku společně sepíšeme kritéria, podle kterých dnes dodavatele vybíráte.

Užitečné jsou i údaje o tom, jak se osvědčili dosavadní dodavatelé – zpoždění dodávek, reklamace a vstupní kontrola. Agent z nich sestaví jednoduché hodnocení, které pak vstupuje do srovnání. Nový dodavatel s nejnižší cenou tak nestojí vedle prověřeného partnera bez kontextu. Pokud chcete, agent může jednou ročně připravit i přehled hodnocení všech hlavních dodavatelů jako podklad pro jednání o podmínkách nebo pro požadavky systému kvality.

Jak probíhá nasazení

S nákupem projdeme, jak dnes poptávky probíhají a kde se ztrácí nejvíc času. Připravíme šablony poptávek a kritéria hodnocení, agenta napojíme na e-mail a ERP. Pilot proběhne na několika skutečných poptávkách, kde nákupčí porovná výsledky agenta se svým postupem. Po vyhodnocení se agent stane běžnou součástí nákupu.

Rozhoduje nákup, ne algoritmus

Agent bez schválení nikoho neosloví a nikdy nevybírá dodavatele sám. Každé doporučení je zdůvodněné a dohledatelné. Nabídky a obchodní údaje zůstávají ve vaší schránce a ve vašich systémech.

Další agenty pro nákup najdete v přehledu AI agenti pro výrobu. Jak ulevit nákupu i dalším kancelářským týmům, popisujeme v článku automatizace administrativy pomocí AI.