AI agent pro cenové nabídky: návrh nabídky dřív, než zákazník zavolá znovu
AI agent pro cenové nabídky je pomocník obchodníka, který z poptávky zákazníka, aktuálního ceníku a minulých zakázek sestaví návrh nabídky ve vaší firemní šabloně. Obchodník ji jen zkontroluje, případně doladí cenu nebo text, a odešle. Zákazník tak dostane odpověď dřív a obchodník netráví večery přepisováním položek z ceníku.
Jaký problém řeší
V mnoha firmách vzniká nabídka tak, že obchodník otevře starou nabídku podobnému zákazníkovi, přepíše jméno, ručně dohledá ceny v ekonomickém systému a doufá, že nezůstala žádná zastaralá položka. U složitějších poptávek se k tomu přidá dotazování technika, kontrola skladu a schvalování slevy. Nabídka se pak odkládá a zákazník mezitím dostane odpověď od konkurence. Navíc každý obchodník píše nabídky trochu jinak a slevy se poskytují podle pocitu.
Agent převezme tu mechanickou část: přečte poptávku, najde položky, spočítá cenu podle pravidel a vyplní šablonu. Obchodník se věnuje tomu, co rozhoduje – ceně, podmínkám a vztahu se zákazníkem.
Jak to vypadá v praxi
Firma, která dodává a montuje regálové systémy, dostane ve čtvrtek ráno e-mail s poptávkou na vybavení nového skladu a přiložený nákres. Agent poptávku rozebere, vypíše rozměry, nosnosti a požadovaný termín montáže a navrhne odpovídající sestavy z katalogu. Dohledá dvě podobné zakázky z minulého roku a převezme z nich položky za dopravu a montáž. Cenu spočítá podle ceníku, a protože jde o větší objem, označí množstevní slevu ke schválení. Obchodník před obědem projde návrh, upraví termín montáže, vedoucí jedním potvrzením schválí slevu a nabídka odchází ještě týž den.
Co agent potřebuje
Přístup k aktuálnímu ceníku a katalogu, nejčastěji v ekonomickém systému nebo ve sdílené tabulce. Dále archiv minulých nabídek, firemní šablonu a sepsaná pravidla pro slevy, dopravu a platební podmínky. U zakázek na míru také seznam informací, bez kterých se kalkulace neobejde.
Zákazníci posílají poptávky v různé podobě: jako text e-mailu, tabulku, PDF nebo fotku ručně psaného seznamu. Agent je převede na položky z vašeho katalogu a nejasná místa označí. Když poptávka neobsahuje vše potřebné, připraví obchodníkovi krátký doplňující dotaz pro zákazníka, aby nabídka nemusela vznikat dvakrát. Všechny nabídky pak mají stejnou strukturu a vzhled, ať je připravil kdokoli z týmu.
Jak probíhá nasazení
Nejprve s obchodníky projdeme několik typických nabídek a sepíšeme, jak vznikají a kde se nejčastěji chybuje. Pak agenta napojíme na ceník, archiv a šablonu. V pilotu agent připravuje návrhy souběžně s obchodníky, kteří porovnávají jeho verzi se svou a zapisují rozdíly. Po úpravě pravidel přepneme na běžný provoz, kdy obchodník začíná rovnou od návrhu agenta. Na konci pilotu vyhodnotíme ukazatele uvedené níže.
Cenu potvrzuje obchodník
Agent žádnou nabídku sám neodešle a nedává slevy mimo pravidla, která nastavíte. Větší slevy vždy schvaluje vedoucí. Každá nabídka má historii – kdo ji připravil, co změnil a kdo ji schválil. Ceny a nabídky zůstávají ve vašich systémech a agenta lze provozovat i na vlastním serveru.
Jak AI ulehčuje práci s dokumenty a administrativou, popisujeme v článku automatizace administrativy pomocí AI. Další agenty najdete v přehledu AI agenti pro obchod.
Scénář: jak pracuje AI agent pro cenové nabídky
- Rozbor poptávkyAgent přečte poptávku z e-mailu, formuláře nebo přiloženého dokumentu a vypíše, co zákazník chce: položky, množství, termín, místo dodání a zvláštní požadavky.
- Výběr položekNajde odpovídající produkty a služby v ceníku nebo katalogu a u nejasných položek navrhne varianty s dotazem pro obchodníka.
- Podobné zakázkyDohledá minulé nabídky a zakázky pro stejného nebo podobného zákazníka, aby nabídka navazovala na dřívější ceny, podmínky a texty.
- Návrh ceny v pravidlechSpočítá cenu podle ceníku a vašich pravidel pro slevy a množstevní rabaty. Slevy nad stanovený limit označí ke schválení vedoucím.
- Sestavení dokumentuVyplní firemní šablonu nabídky ve Wordu nebo Google Dokumentech, doplní dodací a platební podmínky a krátký průvodní e-mail.
- Kontrola a evidenceObchodník nabídku zkontroluje a odešle. Agent ji založí v CRM nebo ekonomickém systému a nastaví připomínku, kdy se zákazníkovi ozvat.
Diagram a architektura: AI agent pro cenové nabídky
RAG – agent vyhledává ve vašich dokumentech uložených ve vektorové databázi, místo aby odpovídal zpaměti.MCP – standardní konektor, přes který agent pracuje s vašimi systémy jen v povolených akcích.Dovednosti – naučené postupy pro opakované úkoly. Paměť – co si agent pamatuje mezi jednotlivými úkoly.
Co měřit: ukazatele přínosu
- Doba od poptávky k nabídce
- Jak dlouho trvá, než zákazník dostane cenovou nabídku od chvíle, kdy poptávku poslal.
- Úspěšnost nabídek
- Jaká část odeslaných nabídek skončí objednávkou.
- Průměrná hodnota zakázky
- Jak se mění hodnota objednávek, když nabídka obsahuje i související položky a varianty.
- Chyby v nabídkách
- Kolik nabídek se muselo opravovat kvůli špatné ceně, chybějící položce nebo zastaralým podmínkám.
- Dodržování cenových pravidel
- Kolik nabídek obsahuje slevy mimo schválená pravidla.
Hodnoty změříme na začátku pilotu a po jeho skončení, abyste přínos viděli na vlastních číslech.