AI agent pro datové schránky: žádná zpráva ani lhůta nezapadne

AI agent pro datové schránky hlídá firemní datovou schránku: stáhne nové zprávy, rozpozná, kdo je poslal a co chce, napíše srozumitelné shrnutí, vyznačí lhůty a předá zprávu člověku, který ji má řešit. Žádná výzva z finančního úřadu ani dopis od obchodního partnera tak nezůstane ležet nepřečtená a žádná lhůta neuteče bez povšimnutí.

Jaký problém řeší

Datová schránka je pro české firmy povinná a úřady přes ni posílají většinu důležité korespondence. Zpráva se přitom po deseti dnech považuje za doručenou, i když ji nikdo neotevře, a od té chvíle běží lhůty. Ve většině menších firem schránku kontroluje jednatel nebo asistentka mezi jinou prací. Úřední jazyk je často těžko srozumitelný a z dopisu není hned jasné, zda jde o rutinní oznámení, nebo o výzvu, na kterou je potřeba reagovat do několika dnů. Zprávy se navíc po čase ze schránky mažou, takže pokud je někdo neuloží, přijde firma o doklad.

Agent dělá to, na co v běžném provozu nezbývá pozornost: každou zprávu přečte, vysvětlí, zařadí a pohlídá, aby se jí někdo ujal.

Jak to vypadá v praxi

Menší stavební firma má v kanceláři dva lidi. Ve čtvrtek dopoledne přijde do datové schránky výzva od finančního úřadu k doplnění podkladů k přiznání k DPH. Agent zprávu stáhne a uloží, pozná odesílatele a v Teams pošle účetní shrnutí: úřad požaduje doklady k několika fakturám, odpovědět je potřeba do patnácti dnů a termín je už v kalendáři. Zároveň připraví seznam faktur, kterých se výzva týká, dohledaný v účetnictví. Ve stejný den přijde oznámení od stavebního úřadu, které agent předá jednateli s poznámkou, že nevyžaduje odpověď. Účetní podklady připraví a odpověď odešle jednatel.

Co agent potřebuje

Potřebuje přístup k datové schránce firmy s oprávněním ke čtení, úložiště pro archivaci zpráv a sdílený kalendář. Na začátku společně sepíšeme, kdo řeší jaké typy zpráv – například vše od finančního úřadu jde účetní, zprávy od soudů jednateli – a jak dlouho předem připomínat lhůty.

Pokud firma spravuje více datových schránek, například pro několik společností ve skupině nebo pro jednotlivé provozovny, agent je zvládne hlídat najednou a v přehledu vždy uvede, které schránky se zpráva týká. Archiv zpráv je uspořádaný podle odesílatele a tématu, takže i po letech snadno dohledáte, co vám který úřad poslal a jak jste odpověděli.

Jak probíhá nasazení

Nejdřív projdeme, jaké zprávy do schránky chodí a kdo je dnes řeší. Agenta napojíme s oprávněním jen ke čtení a nastavíme pravidla pro předávání. Několik týdnů agent zpracovává zprávy souběžně s člověkem, který dosud schránku hlídal, a ten kontroluje shrnutí a lhůty. Teprve potom se agent stává hlavním strážcem schránky a člověk dostává jen to, co patří jemu.

Odesílá vždy oprávněná osoba

Agent nikdy sám neodesílá podání ani odpovědi. Všechny zprávy zůstávají archivované ve vašem úložišti a každý krok agenta je zaznamenaný. Pokud chcete mít citlivou korespondenci zcela pod kontrolou, lze agenta provozovat na vlastním serveru.

Kdy se vyplatí provozovat AI na vlastním hardwaru, vysvětlujeme v článku kdy firma potřebuje AI server. Další agenty pro doklady, sklad a nákup najdete v přehledu AI agenti pro provoz a logistiku.